ファイル整理術:ファイル名のつけ方と便利ソフト

ファイル整理ソフト

▼どんどん増えてくるファイルをどうファイル整理していますか。
ファイル整理の手順
1.ファイル名をわかりやすくする。
2.カテゴリごとにフォルダを作成する。
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Evernoteをエクセルにエクスポートする変換ツールを作ってみる

Evernoteを使って入力したデータを業務システムにインポートすると、出先から業務報告と同時にデータ入力が可能になります。この機能を使って、商談案件管理システムを作ってみようと思っています。

 

Evernoteからの出力方法は下記の通りです。

エクスポートするノート範囲の一番上のノートをクリックします。

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フォルダ内のファイル名をエクセルに拾い集めるソフト

フォルダ内のファイ名を拾い集めて整理したいときにお使いください。

フォルダの中には、整理しきれないほどのファイルがたくさんあります。このファイ名をエクセルに取り込む時に使うソフトです。

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Evernoteからエクセルに取込む外部入力用テンプレートを作成してみました。


外部入力テンプレートを作成する時の記入ルール


■外部システムにデータを取込むためのノートの記入ルールは1つだけ

 

1.項目名の先頭には[■]を付けて、末尾に[:]を付ける。

 

このルールで記入されたノートを外部出力すると、他の業務システムにノートを読み込むように作成します。

出力用のノートに「外部出力」などのタグを付けると効率よく管理できます。

 

■営業用 商談記録

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Evernoteを共有設定して業務連絡に使ってエクセルと連携!

Evernoteを業務連絡に共有設定して使う方法についてまとめます。

スマホ、タブレット、デスクトップPC、ブラウザなどの多くのデバイスで共有できるEvernoteを活用し、Excelなどと連携することにより低価格なグループウェアを実現できます。

 

そのために行っている私の活用方法をご紹介します。

1.記入用フォームをルール化します。

2.主となるタグを作成するルールを作ります。

3.ノートブックを共有設定します。

 

(参考)ノートブックをデータの保存場所と考えるのではなく、業務連絡用ノートとして活用し、データの保存場所への案内記録として利用することを基本に考えています。

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