エクセルでデータベースの作り方(実用テンプレート)

エクセルでデータベースの作り方

Excelでデータベースの作り方について説明いたします。

Excel をデータベースとして活用するためには、データをどのように効率よく整理するかが重要です。

下の図は、エクセルでデータを整理するときのイメージです。データベースとして管理するためには、印刷レイアウトの形式でデータを入力してはいけません。

データの管理項目を決めてデータベース形式で同じデータを繰り返して入力することが必要です。

 

データ管理方法の悪い例

20160421_1
データを登録するときに、印刷するイメージでデータを入力してはいけません。

エクセルを罫線ワープロとして使うのではなく、データベースとして利用しましょう。

 

エクセルをデータベースとして活用するためには、同じ(一つの)列の中には、同じ性質のデータが連続して存在する必要があります。

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“(ダブルクォーテーション)を文字列として扱うには?

ダブルクォーテーションとは、なにか?

ダブルクォーテーションとは、[”]の記号です。

Web ページで使うときは、文章を囲む記号として使いますが、プログラムやエクセルなどの計算式で使う場合は、[”]ダブルクォーテーションは、文字列を表すときの符号として使います。このページでは、プログラムや計算式として[”]ダブルクォーテーションを使うことについて説明します。

コンピュータで数式を書く時は、数字と文字を区別する必要があります。

100+200と記述した場合は、数字の100と200を足すので、結果は、300 になります。

文字列の 「100」と「200」をくっつける場合は、結果として「100200」のような文字列を取得したいのです。

このような場合、「100」は、数字ではなく文字列として処理してくださいとコンピュータに伝える必要があります。

「100」が、文字列だと伝える方法が、下記のような記述になるのです。

“100”+”200″

つまり、文字列の「100」と「200」をくっつけてください。と表現するときに、数字をダブルクォーテンション[”]で、文字列を囲むことで、数字を文字列として処理するのです。
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Excel と Access を連携して Access のデータベースを参照する

Excel Access 連携について(エクセル アクセス 連携)

Excel は、手軽な表形式アプリ、Access は、リレーショナルデータベースアプリ、この2つのアプリを連携して使うことで、データベースを大変効率良く使うことができます。

データベースでは、Excel のように自由にデータを加工することができません。

このページでは、Access のデータを Excel に出力して、自由にデータを加工する方法について説明します。

 

Access のデータを Excel に差し込んで印刷する。

カードボックス BARI は、Excel と Access の連携機能として Excel ファイルへの[差込印刷]機能があります。

Access データベースのデータを 下のような Excel ファイルに差し込みます。

 

印刷書式を編集するには、Access のレポート機能を編集しなくても、手軽に Excel の書式を編集するだけで印刷レイアウトを変更することができます。

 

Excel の シートには、項目番号を[$項目01$][$項目02$]と記入してください、そのセルにデータベースの値が、差し込まれます。

(記入例)
 見積日:$項目01$
得意先名:$項目02$
  納期:$項目03$
・・・
20161207_1
 

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エクセルで本格的な顧客管理のテンプレートのご紹介

エクセルで顧客管理の作り方

たくさんのテンプレートがありますが、なかなか使えるテンプレートはありません。

テンプレートを探すより、自分専用の書式を自分で作成する方が簡単だと思います。

「エクセルカード HARI」は、皆様が自由にエクセルで顧客管理ができるような機能を準備したプログラムです。

▼主な機能

1.顧客管理に必要な項目をユーザーが自由に追加できる。

2.印刷レイアウトをユーザーが簡単に追加作成できる。

3.顧客名簿を自由に検索したり、並べ替えたりできる。

HARI01

もうテンプレートを探す必要はありません。「エクセル カードHARI」を無料でご利用ください。

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エクセルで請求書、納品書、領収書、見積書をマクロで作成

請求書・見積書・納品書・領収書が印刷できる(エクセルマクロ)

 

・請求書/見積書/納品書/領収書を手軽に印刷したい。

・売上データが、自由に集計できたらいいのに。

・入金のチェックもしたい。(売掛金管理)

・エクセルでつくると、データが集計管理できていない。

・月次の売上集計、売掛残高集計は計算式で簡単にできます。

 

▼このようなことで、困っている方に使っていただきたいと思って作成いたしました。
image

1件のデータで、見積書、納品書、請求書、領収書が印刷できます。

エクセルの書式設定ができる方なら、印刷レイアウトは、ご自分で自由に作成することができます。

納品書や請求書のシートが増えで集計できない方は、「エクセル伝票」を使うと簡単に集計できます。

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領収書の書式(テンプレート) エクセルで簡単印刷

領収書発行プログラム(テンプレート)

セミナーや会合などで出席者に領収書を渡す場合の、領収書印刷ソフト(テンプレート)です。

出席者名簿の中から領収書が必要な人に金額や但し書きを変えて、領収書を発行できます。

希望の書式にピッタリと合うテンプレートなんか絶対に見つかりません。

エクセルならば、希望通りに作成できます。でも、一枚ずつ作成していては手間がかかります。データを一覧表形式で管理して、差し込み印刷を簡単にできるように領収書発行プログラムをエクセルの領収書テンプレートとして作成しました。

印刷書式やフォントなど、エクセルの機能で自由に領収書テンプレートは変更することができます。

今回ご紹介する領収書印刷ソフトは、当初は中小企業家同友会の例会や委員会の領収書発行のために作成いたしました。他の会合などでも同じような場面で、ご利用いただけるのであれば、ダウンロードしてご利用ください。変更のご要望には、できるかぎり無料で対応いたしております。お気軽にお申し付けください。

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就労継続支援A型、就労継続支援B型、就労移行支援、放課後デイサービス

就労継続支援A型、就労継続支援B型、就労移行支援、放課後デイサービス の 利用者請求書、利用者領収書、給付費代理受領書の発行

エクセルカードHARIを使って作成した事例です。

1.データ表に利用日数、食事提供数、欠席数、施設外就労数、勤務日数を入力します。
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2.A4に2名分の利用者様請求書を印刷します。

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3.利用者様領収書、領収書(控)を印刷します。

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4.代理受領書、代理受領書(控)を印刷します。

20160601_4

業務アプリのフレームワーク!BariSp

PC9_3387

 


▼他のファイルの条件を自分のテーブルに条件リンクして検索する方法

‘(VBA)
If wFLVBA = 0 Then
DoCmd.SetWarnings False
DoCmd.RunSQL “DELETE FROM T_BwFLOR01 ;”
DoCmd.RunSQL “INSERT INTO T_BwFLOR01 ([IDCard], [IDkey01]) SELECT [IDCard], [ID仕入] FROM Q_BmCard02 ;”
DoCmd.RunSQL “UPDATE Q_BwFLOR01Cond SET ” & _
“[条件01] = [車台番号] ;”
DoCmd.SetWarnings True

wFLVBA = 1
End If
Select Case wNo
Case 4 ‘— 車台番号 —
subCond = subCond & “[条件01] LIKE ‘*” & condFLD(wNo) & “*’ AND ”
End Select

 

▼条件に該当するデータにマークを付ける

Dim w更新日 As String
Dim w更新日後 As String

DoCmd.SetWarnings False
DoCmd.RunSQL “DELETE FROM T_BwFLOR01 ;”
DoCmd.RunSQL “INSERT INTO T_BwFLOR01 ([IDCard], [FLOR]) SELECT [IDCard], 0 As [FLOR] FROM T_BmCard01 ;”

w更新日 = Format(Date, “yyyy/mm/dd”)
w更新日後 = Format(DateSerial(Year(Date), Month(Date), Day(Date) + 30), “yyyy/mm/dd”)

‘1ヶ月前
DoCmd.RunSQL “UPDATE Q_BmCard01 SET [更新FL] = ‘○’ WHERE [FLD073]>='” & w更新日 & “‘ AND [FLD073]<='” & w更新日後 & “‘ ;”
DoCmd.RunSQL “UPDATE Q_BmCard01 SET [更新FL] = ‘○’ WHERE [FLD051]>='” & w更新日 & “‘ AND [FLD051]<='” & w更新日後 & “‘ ;”

 

桐の日時データの取り扱い方

[日時01]項目に今日の日付を置換で一気に入力しようとすると下図のようなエラーが発生します。

これは、項目の属性が文字列と日時と区別しているからです。

桐では、文字列、日時値、時間値など項目の属性によって処理形式が違うようになっています。

文字列で表示している「2015/02/03」と日時値で表示している「2015/02/04」が違うことを理解する必要があります。

20150204_1

 

下記のエラーは、[日時01]を変数「&年月日」で置換しようとした場合に発生したエラーです。

文字列「2015/02/04」は、日時項目[日時01]に代入できません。

20150204_2 続きを読む